Saiba como realizar e receber um feedback sem constrangimento

Carlos Alecrim
 é coach executivo
e CEO do
ICCoaching

Carlos Alecrim, coach executivo e CEO do ICCoaching, revela ao Portal Administradores alguns segredos para uma interação eficiente dentro das empresas.

Como você recebe uma sugestão, crítica ou comentário no trabalho? Tenta aprender com o que é dito ou ignora a opinião recebida?

Caso você esteja no "time" que absorve críticas e transforma em algo construtivo, parabéns! No trabalho, quem recebe bem o feedback tem a oportunidade de alinhar-se aos objetivos e metas da empresa ou melhorar seu desempenho pessoal de forma mais rápida e eficiente.

Porém, nem sempre é fácil adaptar as pessoas. É comum encontrarmos o "time" que não é muito chegado a criticas e sugestões. São aqueles profissionais geralmente "turrões" ou que não têm o famoso "semancol" e, muitas vezes, atrapalham o desempenho de toda uma equipe.

Nesse momento, algumas ações podem facilitar a interação franca entre profissionais e evitar constrangimentos. Como forma de colaborar com o dilema dessa interação, o Portal Administradores conversou com Carlos Alecrim, coach executivo, palestrante e CEO do ICCoaching (International Corporate Coaching). Alecrim revelou alguns detalhes sobre a melhor forma realizar e receber o feedback. Confira!

Por que, às vezes, se torna tão difícil passar algum conselho ou crítica aos colegas de trabalho? Falta coragem para falar com o outro profissional e humildade para as pessoas receberem comentários sobre seu serviço?

Algumas pessoas realmente têm dificuldade e não conseguem dar o feedback porque têm também limitações para ser um líder. Além disso, há a tendência equivocada de alguns executivos de só passarem feedback para contornar conflitos e isso não é bom. A pessoa também deve recebê-lo quando está tudo indo bem, quando consegue superar um desafio.

O líder deve ter a capacidade e a sensibilidade de transmiti-lo de acordo com o perfil da pessoa e no tempo certo, porque é mais complicado quando o conflito já está gerado. A dificuldade em receber o feedback talvez seja pela forma e conteúdo que ele está sendo dado. É indicado que os comentários sejam substituídos por feedbacks construtivos. E isso se aprende com técnicas de coaching que contribuem para identificar cada perfil de comportamento, por exemplo.

Que dicas você daria para que essa abordagem com um colega seja transparente e não cause constrangimento?

Para começar, a pessoa só deve começar o processo de feedback quando ela tiver certeza de que ele é necessário. Deve ser baseado no que está dificultando o resultado e nunca no que está incomodando. A mensagem para ser eficaz deve ser focada em quem irá recebê-la. Então, é necessário que quem vá dar o feedback se coloque no lugar do outro, pensando em suas características. Outro ponto é não passar atitude de desamparo, porque o verdadeiro feedback integra todos os cuidados que comentei anteriormente e também o apoio e o compromisso após a mensagem.

É preciso saber se a pessoa concorda, se discorda, como você pode ajudá-la e o que será feito. Jamais dê um feedback para quem não está preparado. Busque prepará-lo, sempre. Vale destacar que não existe fórmula pronta, mas há sutilezas a serem observadas. Se a pessoa for objetiva, você deve apoiar o feedback em dados diretos, com a informação nua e crua. Porém, para a maioria das pessoas, é mais bem adequado que ele venha com uma abordagem inicial, com sutileza e inteligência emocional. O principal cuidado é não passar uma punição verbal. O feedback deve ser palatável para o receptor, por isso, é tão imprescindível a preparação.

Existe algum momento mais apropriado para passar essa crítica ou sugestão no ambiente de trabalho? Tem que ser logo em seguida ao fato que gerou esse feedback?

O momento apropriado depende da associação de duas dimensões: receptor preparado e o fator que o motiva esteja minimamente morno. Não há um tempo exato como "fórmula mágica", mas é importante que não se passe muito tempo. É óbvio que se a pessoa receber o feedback três meses depois do que o fato ocorreu irá encará-lo negativamente, porque nem irá mais lembrar dos detalhes. Especialmente, se foi por conta de uma mentira de conveniência.

Por exemplo: uma pessoa falta ao trabalho e fala para o líder da equipe que estava resfriada e ele fica sabendo por outra pessoa que na verdade o motivo da falta foi uma briga com o marido ou a mulher. Em casos assim, não se pode perder tempo. É preciso chegar para ela pessoalmente e buscar saber por que ela não se sentiu à vontade para contar a verdade. Até porque é preciso perceber que o líder não está sendo visto como líder, mas como chefe. Em outro problema mais grave, ele pode não contar com essa pessoa, então, é preciso passar o feedback o quanto antes.

É lógico que não pode perder tempo com citações de nomes de quem contou. É para só focar no fato, deixando claro que você compreende o real motivo da falta. Demonstre que ela pode confiar em você porque você também quer confiar nela e explique que não quer ouvir nenhuma outra mentira, mesmo que seja uma mentira de conveniência. É essencial que a sua equipe sinta confiança em você. Perceba que o líder precisa desenvolver a sensibilidade de avaliar o tempo adequado, a situação e o perfil de comportamento do receptor.

Ainda vale a máxima de "elogios em público e crítica em particular"?

Sempre deve ser assim! Essa é a atitude dos líderes. A mensagem positiva em público demonstra o quanto a pessoa é observada. Desde a infância, é inerente ao ser humano querer aparecer de alguma forma. Basta a gente lembrar do tempo da escola, em que alguns buscavam aparecer com atitude brincalhona e outros com o empenho nos estudos, por exemplo.

O líder deve ter essa sensibilidade para estimular as atitudes positivas dos seus liderados, porque carregamos esse comportamento pela vida e repetimos no trabalho. As críticas positivas devem ser dadas em público, como estímulo. Entretanto, quando o que foi apresentado foi negativo ou não tão positivo assim, é necessário ser feito a sós. Também não vale passar uma crítica positiva em público que não condiz com a realidade. Você corre o risco de cair em descrédito. A atitude coach transmite mensagens de elevação, que contribuem de fato para o aperfeiçoamento dos processos da equipe.